Praktische Aspekte in Zusammenhang mit der Erstellung von Umsatzsteuererklärungen der KVG im Fondsumfeld

09.11.2020

Autor

Alexander Krieger

Alexander Krieger

Geschäftsführer

KRIEGER GmbH Steuerberatungsgesellschaft

Blogbeitrag

Umsatzsteuerliche Beurteilungen, sowie Aufzeichungs- und Abgabepflichten stehen häufig nur in An- und Verkaufsprozessen von Immobilien im Fokus aller Beteiligten – und manchmal auch da nicht. In der anschließenden Bewirtschaftung werden diese Verpflichtungen zumeist nur noch als notwendiges Übel angesehen. Dementsprechend stiefmütterlich werden diese auch in der Praxis behandelt. Die externen Steuerberater erhalten die Unterlagen und Informationen erst im Rahmen der Erstellung der Steuererklärungen.

Es wird hierbei allerdings übersehen, dass eine zeitnahe umsatzsteuerliche Beurteilung wie z.B. der Qualifikation von CAPEX oder der Klassifizierung der Verwaltungstätigkeit einer KVG vonnöten ist, um allen Vorgaben des Umsatzsteuerrechts gerecht zu werden. Dies ist zudem regelmäßig mit umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten verbunden, die ebenfalls zeitnah erfüllt werden müssen. Häufig ergeben sich Fehlerquellen gerade bei vermeintlichen Alltagsgeschäften, wie der Verwaltung von Leerstandsflächen oder Umbaumaßnahmen. Nicht alle Fehler können im Nachhinein geheilt werden, weswegen der steuerliche Berater möglichst früh in den Prozess eingebunden werden sollte.

Wie in allen größeren Strukturen, gilt es auch bei Immobilienfonds ein umfassendes und praktikables Workflow-Management-System aufzusetzen, um Arbeitsabläufe zunächst zu strukturieren und anschließend zu optimieren. Ziel ist es, am Ende eine einheitliche und detaillierte Datengrundlage zu erhalten, um hierauf Analysen aufzubauen und Veröffentlichungspflichten bzw. steuerlichen Pflichten nachzukommen. In der Praxis gestaltet sich dies bei Immobilienfondsstrukturen häufig schwierig. Freigabe- und Zahlungsprozesse sowie die buchhalterische Erfassung der Geschäftsvorfälle werden häufig nicht im „eigenen Haus“ vorgenommen, sondern die Aufgaben werden an Dritte übertragen (Projektmanager, Asset Manager, Property Manager, etc.). Da diese regelmäßig auf andere Systeme zurückgreifen als die „Haussoftware“, muss der Datenfluss mittels geeigneter Schnittstellen gewährleistet und Datenräume für die Zurverfügungstellung von Rechnungen, Verträgen und weiteren Unterlagen bereitgestellt werden. Um zeitaufwendige und rückwirkende Korrekturen im gesamten Buchführungs- und Reportingverfahren zu vermeiden, sollte möglichst frühzeitig ein steuerlicher Review der Unterlagen vorgenommen werden. Es ist daher ratsam den Workflow-Management-Prozess so aufzubauen, dass der steuerliche Berater nicht am Ende des Prozesses steht.

Bei dem steuerlichen Review steht, neben der formalen Prüfung der Rechnungskriterien, die korrekte umsatzsteuerliche Zuordnung der Eingangsrechnungen auf die jeweiligen Umsätze im Vordergrund. Denn der Vorsteuerabzug aus den Eingangsrechnungen darf in voller Höhe nur vorgenommen werden, wenn dieser – unter anderem – ausschließlich auf steuerpflichtige Umsätze entfällt. Ansonsten wird der Vorsteuerabzug entweder nur anteilig gewährt oder gar versagt. Sowohl die KVG als auch die Sondervermögen erbringen ihrerseits häufig sowohl steuerpflichtige als auch steuerfreie Umsätze. Eine Zuordnung ist daher unabdingbar. Kann eine Rechnung nicht direkt einem dieser Umsätze zugeordnet werden, so kann der Vorsteuerabzug nur anteilig vorgenommen werden. Hierzu muss die sogenannte Vorsteuerquote ermittelt werden, die sich von Sachverhalt zu Sachverhalt unterscheiden kann. Dies allein zeigt, dass eine gute Organisation geboten ist, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.

Sofern Immobilienfonds nicht nur inländische Immobilien in ihrem Portfolio halten, sondern dieses international ausgerichtet ist, hat dies auch Folgen für die deutsche Umsatzsteuererklärung. Obwohl das Umsatzsteuerrecht in der EU als weitgehend harmonisiert gilt, kann es dennoch unterschiedlich durch die einzelnen Staaten ausgelegt werden. Bei solchen Sachverhalten kommt erschwerend hinzu, dass inhaltliche oder formale Fehler nicht nur in einem EU-Staat negative Konsequenzen mit sich ziehen, sondern Korrekturen häufig in zwei Staaten erfolgen müssen.

Daneben kennt das Umsatzsteuerrecht noch die Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG. Hiernach kann eine Veränderung der Nutzung einer Immobilie dazu führen, dass Vorsteuer aus bereits vergangenen Jahren an das Finanzamt zurückzuzahlen ist. Allerdings besteht auch die Möglichkeit einer Erstattung. Für diesen Zweck muss das sogenannte § 15a Register geführt werden, welches über einen zehnjährigen Zeitraum läuft und unter bestimmten Voraussetzungen bei einer Veräußerung „weitervererbt“ wird. Hierzu sind in der laufenden Buchhaltung die sogenannten Berichtigungsobjekte zu identifizieren, um eine spätere Verifizierbarkeit zu gewährleisten. Die Identifizierung kann z.B. durch die Vergabe von einzelne Projektcodes verwirklicht werden.

Schlussendlich gibt es zahlreiche umsatzsteuerliche Vorschriften, die ein Investment zwar nicht erfolgreicher machen, die aber das Potenzial haben, ein Investment zusätzlich zu verschlechtern. Deshalb ist es empfehlenswert, sich mit der Umsatzsteuer frühzeitig zu befassen und seinen steuerlichen Berater umfassend einzubinden.